보고서 작성법 : 직장인 업무 보고서 작성 방법

비즈니스 보고서는 종종 많은 사람들의 업무 책임의 공통 부분입니다. 일일 작업 보고서, 판매 보고서 및 분석을 포함하여 작성해야 할 수 있는 여러 유형의 작업 보고서가 있습니다. 

 

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작업 보고서 작성에 정해진 형식은 없지만 가능한 가장 효과적이고 전문적인 보고서를 작성하기 위해 취할 수 있는 특정 단계가 있습니다.

 

 

 

 

작업 보고서란?

작업 보고서는 작업 측면과 관련된 특정 주제에 대한 정보를 논의 하는 공식 문서 입니다. 대부분의 작업 보고서는 관리자와 같은 특정 대상을 대상으로 합니다. 작업 보고서 유형에 따라 보고서에 포함해야 하는 내용을 간략하게 설명하는 보고서 요약이 제공될 수 있습니다.

 

대부분의 보고서는 보고서가 전달하려는 내용을 명확하게 보여주기 위해 구조화된 형식으로 작성되어야 합니다.

 

작업 보고서를 작성하는 방법

효과적인 작업 보고서를 작성하려면 연습이 필요하며 좋은 의사 소통 기술 이 필요합니다. 더 많은 보고서를 작성할수록 더 효율적으로 작성하게 됩니다. 직장에서 전문적인 보고서를 작성하기 위해 취할 수 있는 단계는 다음과 같습니다.

1. 청중 식별

보고서를 읽을 사람을 아는 것은 보고서 형식, 포함할 내용 및 작성 시 사용해야 하는 어조를 결정하는 중요한 단계입니다. 

예를 들어, 관리자를 위해 판매 보고서를 작성하는 경우 다른 사람이 보고서를 읽습니까? 비즈니스 분석 보고서를 작성하는 경우 상위 직원이 보고서를 읽을 것입니까 아니면 직속 상사만 읽을 것입니까? 보고서를 읽을 사람을 설정하고 이러한 특정 사람들에게 보고서를 제공합니다.

 

 

 

2. 포함할 정보 결정

청중이 누구인지 결정한 후에는 보고서의 목적을 식별하여 어떤 정보를 포함해야 하는지 결정하는 데 집중해야 합니다. 누가 보고서를 읽을지 안다면 그들이 보고 싶어하는 내용에 관해 질문할 수 있습니다. 전달하려는 내용을 가장 명확하게 파악할 수 있는 정보를 포함하도록 선택합니다.

예를 들어, 판매 보고서를 작성하는 경우 보고서에는 판매 목표가 달성되었는지 여부, 가장 많이 판매되는 제품 및 서비스, 귀하 또는 귀하의 팀이 직면한 과제 및 다음 판매 예측에 대한 정보가 포함될 수 있습니다. 월 또는 분기.

3. 보고서 구성

보고서를 작성할 때 쉽게 읽고 소화할 수 있도록 구성해야 합니다. 각 보고서는 포함해야 하는 섹션이 다르지만 보고서를 작성할 때 다음 보고서 구성 요소를 가이드로 사용할 수 있습니다.

 

• 제목 또는 제목 페이지
• 보고서 내용을 간략하게 설명하는 요약/요약
• 목차(보고서가 몇 페이지 이상인 경우)
• 보고서 작성 목적을 설명하는 소개
• 보고서와 함께 전달하려는 정보를 포함하는 본문 단락
• 보고 목적에 따른 결론 또는 권고

 

 

 

 

4. 간결하고 전문적인 언어 사용

보고서를 작성할 때 명확하고 간결한 언어를 사용하도록 노력해야 합니다. 가능한 한 명확하고 빠르게 요점을 전달하고 간단하면서도 전문적인 언어를 사용하십시오. 

가능하면 장황한 문장을 사용하지 마십시오. 

예를 들어 " 이메일을 최신 상태로 유지하려면 받은 편지함을 정기적으로 새로 고치는 것이 도움이 될 것 입니다."라고 말하는 대신 " 받은 편지함을 정기적으로 새로 고치십시오." 라고 말할 수 있습니다.

 

5. 보고서 교정 및 편집

작업 보고서 교정 은 보고서 작성 과정에서 필수적인 단계입니다. 이렇게 하면 글을 최대한 전문적으로 작성하고 보내기 전에 실수를 파악할 수 있습니다. 또한 교정을 통해 불필요한 정보를 제거하고 보고서가 가능한 한 효율적이고 효과적인지 확인할 수 있습니다.

보고서 작성을 마치면 교정하기 전에 한 시간 이상 그대로 두십시오. 이렇게 하면 보고서를 새로운 방식으로 보고 이전에 볼 수 없었던 실수를 포착할 수 있습니다.

 

작업 보고서 템플릿

다음은 작업 보고서 서식을 지정할 때 사용할 수 있는 템플릿입니다.

 

 

 

[프로젝트 이름]
[날짜]
[작성자 : 이름과 성]
[회사 이름]

[총괄 요약 또는 초록 : 이 섹션을 사용하여 보고서에 작성될 결론이나 권장 사항을 기록합니다. 보고서에서 논의된 가장 중요한 아이디어도 포함해야 합니다. 일일 업무 보고서나 진행 보고서를 작성하는 경우 이 섹션을 포함할 필요가 없습니다.]

[서론 : 서론 은 보고서에서 다룰 내용과 보고서 작성 이유를 요약한 2~4개의 단락이어야 합니다. 독자가 보고서에서 찾을 수 있는 내용을 명확하게 이해할 수 있도록 서론을 작성할 때 가능한 한 구체적이고 간결해야 합니다. 일일 또는 진행 보고서 의 경우, 소개는 완료한 작업과 다음에 작업할 계획을 자세히 설명하는 몇 문장이면 됩니다.]

[본문 : 보고서 본문의 경우 전달하려는 정보를 자세히 설명하는 데 중점을 두어야 합니다. 프로젝트와 관련된 결과, 결론 및 발견 사항을 포함할 수 있습니다. 일일 또는 진행 보고서의 경우 달성한 성취 또는 완료한 작업을 포함합니다.]

[권장 사항 : 이 섹션에서는 프로젝트의 결론이나 결과를 기반으로 하거나 특정 문제를 해결할 수 있는 권장 사항을 나열해야 합니다. 예를 들어 " 매주 새 핸드북에 대해 직원 교육 1시간 "을 권장 사항으로 작성할 수 있습니다 . 일일 또는 진행 보고서의 경우 이 섹션에 다음 목표 또는 작업을 나열할 수 있습니다.]

 

 

 

[결론 : 논의된 결과 또는 결과를 요약하고 가장 중요한 권장 사항을 반복하여 보고서를 마무리합니다.]

보고서 & 업무일지 작성 Tip

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팀 월간 업무계획 - 양식 샘플화면

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